Provincie Groningen weet gastvrijheid en bedrijfsveiligheid slim te combineren

De eerste stappen om te kijken hoe veilig het gebouw was, waren vrij eenvoudig. Denk aan het checken van het hang- en sluitwerk en de camera’s. Daarna kwamen de toegangspoortjes aan bod, wat al een stuk complexer is. Want deze staan haaks op gastvrijheid. De gekozen oplossing? “We hebben het gebouw opgedeeld in zones.”, legt Jack uit. “De eerste ‘semipublieke zone’ is open voor iedereen. Je kunt best ver het gebouw inlopen, zonder een toegangspoortje tegen te komen. Alleen als je een zone wilt betreden met een hoger beveiligingsniveau, heb je een toegangspas met de juiste autorisatie nodig.”, vertelt Jack.

De ‘hardware’ van de beveiliging is geregeld. Tijd voor de menselijke kant: het personeel. Waar het provinciehuis voorheen alleen werkte met receptionisten, is het team nu aangevuld met security hosts. Jack: “Deze opgeleide beveiligers zijn gekleed als gastvrouw of gastheer. Zij heten bezoekers van harte welkom en alleen bij een escalerende situatie zetten zij de pet van beveiliger op.” Een slimme oplossing, want zo borgt provincie Groningen de veiligheid zonder dat het de gastvrijheid en hospitality aantast.

Naast de risico’s die een open gebouw vol bezoekers met zich meebrengt, zijn er ook andere uitdagingen. Bijvoorbeeld de bedrijfsveiligheid van medewerkers. In deze tijd werken veel mensen thuis. Welke risico’s brengt dit hybride werken met zich mee? Maar ook is er de verantwoordelijkheid voor de buitendienst. Zij werken op straat, met elektrische boten en sluizen of in één van de werkplaatsen voor het onderhoud van voertuigen en het beheer van strooizout. Dit vraagt om een goed georganiseerde BHV-aanpak. Ondanks dat het provinciehuis al een uitgebreide BHV-structuur had, wilde Jack wat dingen veranderen. Stap voor stap. Jack vertelt: “Ik heb bijvoorbeeld de alarmopvolging aangepast, waarbij we uitgaan van de kracht van de security hosts. Alle BHV-oproepen komen nu bij de receptie binnen. Daar zijn altijd twee security hosts aanwezig. Zij zijn de first responders en gaan samen direct met de EHBO-tas inclusief AED naar de plaats toe. De andere BHV’ers worden opgeroepen om naar het BHV-verzamelpunt te komen. De ploegleider BHV heeft de leiding. Hij verdeelt de taken en de BHV’ers gaan aan de slag. Ik sta naast de ploegleider als Hoofd BHV en heb contact met de provinciesecretaris; onze voorzitter van het CMT. In eerste instantie is dit een informatieve lijn. Mocht het nodig zijn, dan zal de voorzitter van het CMT beslissen tot formatie van het CMT.” Een geoliede machine dus, wat vraagt om de juiste kennis en opleiding. En dat is waar BHV.NL in beeld komt.

BHV.NL is opleider voor de volledige bedrijfsnoodorganisatie van CMT, van oefeningen met de evac-chair tot ‘stop de bloeding’-trainingen. Sluiswachters worden zelfs getraind voor het leren omgaan met ongewenst gedrag. Medewerkers van provinciehuis Groningen trainen nu tijdelijk op het oefencentrum van BHV.NL in Groningen, om de kennis en vaardigheden op peil te houden. Daarbij trainen ze zoveel mogelijk met eigen middelen zoals ontruimingsplattegronden en EHBO-koffers.

Jack is verantwoordelijkheid voor de inrichting en manier van trainen. “Ik vind het belangrijk om met vaste instructeurs te werken. We hebben als provincie enkele bijzondere gebouwen, zoals werkplaatsen en loodsen voor de opslag van strooizout. Ook hebben we medewerkers in dienst met veel verschillende functies. Dat gaat van kantoormedewerkers tot mensen die op de schepen werken. Voor onze opleidingen werken we samen met BHV.NL. Zij hebben voor onze organisatie vaste instructeurs beschikbaar gesteld. Zij kennen onze gebouwen goed en weten wat de kenmerken van de verschillende functies zijn. Daardoor zijn zij beter in staat om met realistische scenario’s te komen.”, aldus Jack.

Buitendienstmedewerkers werken vaak alleen, zonder andere collega’s. Omdat zij op straat werken, kunnen zij weleens te maken krijgen met een ongeval. Jack vindt het een gemiste kans als zij niet weten hoe te handelen, omdat ze daarvoor niet zijn opgeleid: “Een provinciaal, geel, voertuig trekt natuurlijk aan als een magneet. Burgers verwachten daar hulp te kunnen krijgen. Daarom volgen al onze buitendienstmedewerkers een verkorte, maatwerk BHV-training. We noemen dat ‘Het kleintje BHV’. Bovendien hebben ze een brandblusser en een verbandtrommel in hun auto, zodat ze bij ongevallen hulp kunnen verlenen. Andere functionarissen die een bijzondere BHV-training krijgen, zijn bijvoorbeeld medewerkers die op de schepen werken. Zij kunnen natuurlijk voor andere situaties komen te staan dan kantoormedewerkers.”

Agressie, geweld en intimidatie op de werkvloer komen helaas vaak voor. Steeds meer organisaties kiezen ervoor om hun medewerkers daartegen te bewapenen, met een weerbaarheidstraining. Zo ook de security hosts, sluiswachters en buitendienstmedewerkers van provinciehuis Groningen. Jack vertelt: “Wij geven hen een weerbaarheidstraining op maat. Ook dat laten we verzorgen door de vaste instructeurs van BHV.NL. Het belangrijkste daarbij is dat onze medewerkers weten wat de protocollen zijn. We oefenen die samen met hen, zodat zij weten hoe ze moeten handelen als ze met een agressor te maken krijgen.”

Thuiswerken. Een trend die het coronavirus heeft ingezet en die onomkeerbaar lijkt. Dit kan betekenen dat er minder BHV’ers op kantoor aan het werk zijn. Reden voor Jack om te kijken hoe ervoor te zorgen dat er altijd voldoende bedrijfshulpverleners aanwezig zijn: “We doen dat in de eerste plaats door te inventariseren welke mensen vanwege hun functie vrijwel altijd op kantoor zijn. De zogenaamde ‘locatiegebonden functionarissen’. Dan kom je bijvoorbeeld uit bij de medewerkers van de afdeling Facilitaire Zaken, de schoonmaakdienst of van de catering. We vragen hen om een BHV’er te leveren.” Ook wil Jack medewerkers zonder BHV-certificaat vragen om te helpen bij een BHV-incident, als dat nodig is. “Tijdens een incident zijn er ook veel taken die uitgevoerd kunnen worden door mensen die geen BHV-opleiding hebben.”, vertelt Jack. “Je hebt bijvoorbeeld mensen nodig die buiten de hulpdiensten opwachten en ze doorverwijzen naar de BHV- verzamelplaats. Als er te weinig BHV’ers aanwezig zijn, kunnen we mensen zonder BHV-certificaat vragen om ons met dat soort taken te helpen.”

Jack bespreekt regelmatig met BHV.NL hoe de bedrijfsveiligheid in de toekomst nog verder verbeterd kan worden: “Er zijn veel elementen die ik nog wil verbeteren. Zoals het nog verder verhogen van de bewustwording van medewerkers. Alleen als BHV’er ben je sterk, maar samen met collega’s komt de BHV’er verder. Verder zitten we nu ook middenin een grote verbouwing. Na de verbouwing hebben we een hoger veiligheidsniveau bereikt. Dat wil ik gaan testen met Red Teaming, zowel voor de fysieke als voor de digitale veiligheid. Zo houden we onszelf scherp en brengen we de veiligheid continu naar een nog hoger en constant niveau. Hierover denkt BHV.NL met ons mee.” Maar er zijn nog meer ideeën die Jack en de adviseurs van BHV.NL hebben besproken. Denk aan veiligheidslessen voor alle werknemers. Een spoedcursus levensreddend handelen. Of het organiseren van een (digitale) veiligheidsweek, zodat medewerkers een basisset aan kennis ontvangen via een digitale training. Daarmee kunnen ze het veiligheidsbewustzijn en de zelfredzaamheid van medewerkers verhogen. Met natuurlijk aandacht voor ontruiming, noodprocedures, basis reanimeren. Kansen genoeg!